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dimanche 2 février 2014

piloter vos projets avec google site




Si vous devez vous engager dans un projet complexe avec des acteurs éloignés, pourquoi ne pas utiliser Google site comme outil participatif ? En effet, bien qu'il existe une multitude de plateformes collaboratives proche des réseaux sociaux d'entreprise, Google Site offre de nombreux avantages dans la gestion d'un projet et en premier lieu d'intégrer l'ensemble des outils bureautiques de Google que ce soit le formulaire, le tableur en ligne (Spreadsheet), les graphiques dynamiques, le partage de documents (Google doc, PDF, présentation...) et bien sûr une Google Maps pour géolocaliser les différents acteurs du projet. 





Mais il existe dans la galaxie des produits Google deux produits très intéressants qui facilitent la communication et les échanges entre les participants. Deux produits s’intègrent facilement à un Google site. Le premier, un peu plus connu "Google groupe" peut être également utilisé comme une liste de diffusion depuis n'importe qu'elle messageries et il a l'avantage d'être accessible depuis en version mobile depuis votre appareil Android ou Apple iOS en scannant le code à droite ou en cliquant directemement sur le lien : https://groups.google.com/forum/m/. Il offre la possibilité de centraliser et protéger vos discussions. Le deuxième, peu connu, permet de mieux faire connaissance avec les participants en leur laissant le choix des questions, suggestions et idées qui les intéressent le plus. La case de vote, située en haut de la page, attire l'attention sur les dernières propositions faites et les plus appréciées, ce qui facilite la participation. Bref, cet outil permet de faire participer les autres à la préparation de conférences, d'entretiens ou de prises de décision difficiles. Vous pouvez collaborer pour organiser les demandes de fonctionnalités et trouver de nouvelles idées. Voir quelques exemples d'utilisation 

Le diagramme de Gantt

Dans la plupart des projets un peu long et complexe rien de mieux que d'afficher un Diagramme de Gantt. La plupart des personnes ont appris à en faire via MS Project qui a évolué vers Project Online et qui propose une solution payante en ligne pour gérer vos projets et vos tâches quotidiennes. Mais vous pouvez également utiliser Google Tableur puis intégrer votre graphique directement dans Google Site et ainsi suivre l'état d'avancement de vos tâches. Pour plus d'explication je vous renvoie sur le Google Site de Online Tuto "page Gestion de projet & Diagramme de Gantt". Pour ceux qui veulent une solution plus dynamique il existe également smartsheet (possibilité de se créer un compte depuis Google ou Google apps).

Les acteurs du projets : Trombinoscope


Quoi de mieux que d'avoir un visuel des photos correspondants aux acteurs du projet. Bien qu'il n'existe pas de solutions optimum sur Google site. Un simple export des photos suffit dans la page pour réaliser son trombinoscope (voir exemple). Il y a l'option d'utiliser Google présentation puis de l'intégrer dans Google Site (voir exemple). On peut également utiliser des modèles sur Google doc qui permettent de réaliser plus ou moins facilement l'organigramme du projet (voir modèle). Enfin, les plus aguerries, pourront automatiser la génération d’un trombinoscope à partir d’une liste de contact, un organigramme d’entreprise à partir de Google script (voir exemple)

Les pages



Google site propose plusieurs modèles de pages. La plus utile dans le cadre d'un projet est sans contexte le modèle "liste" qui une fois choisie vous génère des modèles de listes soit :
  • À faire (permet de dresser une liste de choses à faire lors d'une réunion ou d'un projet)
  • Problèmes à résoudre (permet de faire le suivi des problèmes à résoudre dans un projet)
  • Suivi des étapes d'un projet (permet de suivre l'état des unités individuelles de votre projet)
  • Créer une liste personnalisée (permet de définir soi même dès le début les colonnes de votre liste).  Enfin chaque page peut être ouverte à une ou plusieurs personnes de votre choix.

Les notifications

L'intérêt d'un Google site réside en grande partie dans ses possibilités d'être alerté d'un changement sur une page ou un document. Lorsqu'on travaille sur un projet on ne vérifie pas systématiquement la mise à jour des données. Et même si c'était le cas, on pourrait arriver sur une page sans vraiment savoir ce qui a été modifié. Heureusement, ici, google propose d'être alerté de toutes les modifications du google site ou simplement de la page du projet concerné. Une capture d'écran est envoyé au destinataire par mail qui présente les dernières modifications. On peut, de la même manière, suivre les modifications d'une feuille de calcul sur Google ou bien suivre les commentaires sur un Google doc et je ne parle pas des notifications sur l'agenda très nombreuses (mail, sms, écran de bureau...)

Le partage des documents

Voilà bien l'option qui différencie un Google site d'un CMS classique comme Joomla, Drupal ou encore Wordpress. Dans le cas d'un CMS difficile d'avoir des options de stockage et de partage sans installer certains "Pluging" ou "Template" enrichis. Et encore, ça se résume bien souvent à des documents en pièce jointe à télécharger. Sur un Google Site, bien que le mode "classeur" offre la possibilité de mettre des documents en pièce jointes, il met à jour automatiquement les documents qui portent le même nom et va plus loin en permettant d'y associer les documents dans Drive en mode visualisation ou téléchargement. Rappelons qu'une page projet peut être ouverte à toute l'entreprise tout en ayant des documents avec des droits de partages spécifiques. 

L'agenda


La force de l'Agenda Google tient dans son mode de partage. Très facile à intégrer dans un Google Site (mode édition / insertion / insérer agenda) mais de part son usage pc et mobile. Il est possible de le synchroniser sur  l’iPhone (fonctionnelle) ou sur Windows 8 et l'avoir sur votre Androïd en ouvrant un compte Gmail. Pour trouver de nombreuses astuces sur Google Agenda je vous renvoie sur l'article de +Frédéric Santos  de Memoclic ! Google Agenda ses 15 fonctions à ne pas manquer. Pour ce qui est des notifications vous pouvez recevoir chaque jour un email, résumant les rendez-vous prévus dans la journée. Pour l’activer, il suffit de cliquer sur le menu déroulant, à droite du calendrier choisi (colonne de gauche, sous le titre Mes agendas). Vous devez ensuite cliquer sur le lien Rappels et Notifications, et activer le planning quotidien. Cette page permet également de modifier la façon dont Google Agenda vous averti, suivant les situations qu’il rencontre (notifications par défaut, événement annulé…). Comme je l'ai sous entendu dans la rubrique notification, le système de notification intégré à l’outil permet d’être alerté des évènements à venir par email, par pop-up, et par SMS.

Le partage de photos

Il se peut que votre projet nécessite que vous vous envoyez des photos. Plusieurs options s'offre à vous : Des photos en pièce jointe (mode visualisation), des photos stockées dans Google Drive (partage du dossier) mais le plus simple reste d'utiliser le stockage des photos dans Picasa (depuis peu associé à Google+). Il vous suffira ensuite de partager l'album depuis la fonction : édition / insertion / google+/ album photo). Voir le tutoriel de +Jean Pierre Saab sur Youtube.





Le mappage d'un Google site et les iframes

Dans la pratique il n'y a pas vraiment nécessité de mapper un google site. Sauf parfois quand vous souhaitez pouvoir utiliser des iframes, c'est à dire la possibilité d'afficher sur un Google site du contenu provenant d'un autre site. En effet, depuis peu il semble qu'il soit impossible d'afficher une iframe si le google site n'affiche pas www. la solution : mapper le site. Il s'agit ni plus ni moins que de faire une redirection vers une autre page. Pour en savoir plus je vous renvoie sur la page d'aide de google "Mapper votre site sur votre propre domaine". Pour intégrer une iframe il suffit de mettre la page en mode html (voir l'image ci-dessous) et d'intégrer le code html.













Insérer rapidement du contenu



Plus besoin d'aller sur chaque outils bureautiques de Google et récupérer le code html des documents pour intégrer les produits de google à un Google Site. Il suffit dans le mode édition d'aller dans la fonction insertion puis dans la colonne à droite qui s'appelle Google vous aurez accès aux agendas, graphiques, documents dans Drive, photo dans Google+, Carte maps et bien sûr de la video avec Youtube.



L'actualité et les flux RSS


Un point sensible dans la gestion de projet est l'alimentation d'un flux d'actualité. Une des méthodes de base consiste à créer une page "annonce", l'alimenter puis dans la page d’accueil d'insérer le gadget "Messages récents". Pour ma part, je trouve plus esthétique et pratique d'utiliser un blog (exemple : Blogger) et d'afficher via un lecteur RSS l'actualité du blog dans votre Google site (voir image)
avec cette méthode vous aurez l'avantage de pouvoir gérer les commentaires depuis votre blog. Il pourront également s'abonner à vos news depuis la fonction "abonnement" du blog.




Les commentaires



Si vous souhaitez que les personnes puissent interagir avec vous (c'est bien le but !) de nombreuses options de commentaires existent que ce soit dans les applications comme Google doc, Google Tableur ou bien encore avec Google+ lorsqu'on se  connecte sur le Google Site. Si toutefois, vous souhaitez un usage des commentaires sur Google Site sans passer par Google+ vous pouvez intégrer une "iframe" de Tchat qui fonctionne de façon simple, efficace et gratuite. http://www.i-tchat.com/



"Si vous avez d'autres idées pour améliorer la gestion de projet sur un google site je suis preneur !"

Découvrir d'autres options :

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